好感度が爆上がりする!お礼状の書き方

好感度が爆上がりする!お礼状の書き方

就職が決まった時に出す「お礼状」をご存知でしょうか?

お礼状とは、就職が決まったときに感謝の気持を伝える文章(手紙)のことです。

通常、就職が決まったら安心して、入社日まで何もしない人が多いです。

面接で力を使い果たしてしまい、安心している人が多いのではないでしょうか。

しかし、大切なのはこれから(入社後)です。

お礼状を書いて誠実な印象を与えておけば、入社後のコミュニケーションが取りやすくなります。

そこで今回は、なぜ就職活動でお礼状が必要なのか?お礼状のメリットについて紹介します。

お礼状とは

お礼状は、内定を出してくれた企業に対してお礼を伝える方法です。

主に採用通知書や、内定通知書を受け取ったときに出します。

お礼状では「ありがとうございます」という感謝と、「これから頑張ります」という意気込みを伝えます。

お礼状を出さない人もいるため、絶対のルールというものはありませんので、出した方が印象に残るのは間違いありません。

最近は大学などの就職課や学生課などでも、内定した会社に対してお礼状を出すように指導しているぐらいです。

お礼状はマナーという価値観も広まりつつあるため、目当ての会社から内定が出た際は、可能な限りお礼状を出すと良いでしょう。

お礼状はすぐに出す

お礼状を出すことに決めたら、なるべくすぐ出す用意してください。

内定通知をもらった直後に書き上げて、即送るようにすることが大切です。

期間が何週間も空いてしまうと、感謝の気持ちが薄れてしまいます。

そのため、お礼状を出す際はなるべく早めに書くようにしましょう。

入社までに送付する書類があるときは、速やかに準備を済ませて、お礼状と一緒に送るようにしてください。

ただし、書類を整えるのにしばらく時間を要するときは、お礼状だけ先に送っても構いません。

就職のお礼状は相手の印象に残ります。人事担当者は入社後に会う可能性が高く、場合によっては一緒に働くケースもあります。

なるべく1週間以内にお礼状を出し、感謝の気持ちを伝えましょう。

お礼状の正しい書き方

お礼状を出すことに決めても、何をどう書けば良いか悩みますよね。

お礼状の正しい書き方がわからず、机の前で固まっている人もいるのではないでしょうか。

しかし、お礼状はシンプルな内容で構いません。

文章の構成や語彙力を意識しすぎず、「採用ありがとうございます。これからがんばります」という気持ちが伝わればOKです。

働き始めたら何を目標にして行きたいかや、どこを目指して行きたいかなども付け加えれば、立派なお礼状になるでしょう。

短くまとめる

お礼状はなるべく短い文章でまとめるようにしてください。

文章が長いと読むのに疲れるため、お礼状をもらっても嬉しくありません。

500~600文字程度にまとめ、数分で読めるようにすると良いでしょう。

丸写ししない

手紙が苦手な人は、お礼状に何を書けば良いかわからないときがあります。

なかなか書くことができない人はインターネットで検索し、例文集などを参考にしている人もいるのではないでしょうか。

ただし、自分の言葉でお礼を述べることが大切です。例文を丸写ししないようにしてください。

採用された業種や職種の内容を手紙にプラスしたり、自分だったらこう書くという文章に例文を直してみるのもいい方法です。

担当者と話した内容や、面接でのやり取りを踏まえて、他の人には書けないような内容にしましょう。

間違ったら書き直す

誤った文字や表現を入れてしまった場合、修正液で消したり、バツを入れて修正してはいけません。

そのまま書き進めようとせずに、きちんと書き直してください。

特に気をつけたいのが、就職のお礼状を出す担当者の方の名前や部署です。

名前のミスは、相手に対してとても失礼な行為になってしまいますので、十分にチェックして、間違わないようにしましょう。

お礼状は本当に必要?

就活サイトなどでは、内定が出るとお礼状を書くことが当たり前のように言われています。

しかし、お礼状は不要・書くべきではないという人もいます。。

絶対にお礼状を書かなければいけないというルールはないし、最終的な判断は個人の考えに委ねられます。

ビジネスマナーに関する書籍には、「就職したらお礼状は必要」だと書かれていますが、盲信してはいけません。

また、お礼状が出世に影響すると思うかもしれませんが、そのようなケースは稀です。

ごく小さな会社でない限り、お礼状のような挨拶程度の書類は、読まれているかどうかもわかりません。

そもそも面接を突破して採用になることは確定しているため、ここでお礼状を出したからといって、自分に有利な状況になるということはないのです。

そのため、過度にお礼状を意識しすぎず、書きたくないときは書かなくても良いでしょう。

ただし、お礼状をもらって嫌な顔をする人はいません。

「大袈裟だな~」と思われる可能性はありますが、心では笑顔になっています。

少なくとも採用担当者(または社長)には、「律儀なやつが入社してくる」と思われるはずです。

お礼状を出すか否かは自分で判断するしかありませんが、出しても損はないとうことは覚えておきましょう。

まとめ

今回はお礼状の必要性や、書き方についてご紹介しました。

お礼状はどんな内容でも良いわけではなく、少なからず頭を使います。良い言葉が浮かばずに苦労することもあるでしょう。

また、「そこまでする必要はあるのか?」と疑問に感じ、止めてしまうかもしれません。

しかし、お礼状を書くか否かであなたの印象は随分変わります。

入社前に少しでも良い印象を与えたい人は、なるべくお礼状を書くようにしてください。

他の人が出しているのか出していないのかも気になるところですが、最終的には自分で判断するしか方法はありません。

どうしても出さなければいけないわけではありませんが、出した方が喜ばれるのは確かです。

入社に不安な人は、心を込めたお礼状を送ってみてはいかがでしょうか?

きっと他の人よりスタートダッシュを決められることでしょう。